Reacuperación del negocio: planificar ante una catástrofe

Es imposible saber cuándo se va a desatar una catástrofe tal como una inundación, un huracán, un terremoto o un tornado. Cuando esto sucede, la capacidad de su negocio para capear la tormenta y reactivar rápidamente su funcionamiento normal puede depender de las medidas que usted tome hoy en día.

A continuación le ofrecemos algunos consejos:

• Elabore un inventario de los artículos y equipos utilizados en su negocio. Quizás también querrá filmar dichos artículos y luego guardar el inventario y el vídeo en un lugar seguro, lejos de su propiedad.
• Realice una copia de seguridad de los archivos de la computadora de su negocio al menos una vez por semana y guarde una copia de esta información en un lugar seguro fuera de las instalaciones.
• Desarrolle una lista de su hardware y software de computación, incluyendo los nombres de modelo y números de serie. Además incluya el nombre de uno o dos proveedores de equipos informáticos que podrían ayudarlo con la instalación en caso de una emergencia.
• Considere dónde podría trasladar temporariamente su negocio en caso de emergencia para seguir con las operaciones.
• Desarrolle un plan financiero para cubrir los continuos gastos de nóminas y obligaciones por deudas.
• Tenga una lista con nombres y números telefónicos de contratistas o empresas de reparación que podrían realizar reparaciones de emergencia temporarias o cerrar con tablas las ventanas en el supuesto caso que se dañaran algunos de sus edificios.
• Disponga de una lista que incluya a los proveedores, acreedores, clientes y empleados claves que usted necesitará contactar en caso de que sus operaciones comerciales se vean interrumpidas. Considere contar ocasionalmente con proveedores que no pertenecen a su área local para que usted disponga de una fuente para artículos en el supuesto caso de que sus proveedores locales también resultasen afectados por el desastre.
• Guarde una lista de sus pólizas de seguros con el nombre de su agente y número de teléfono.

Si se desatara una catástrofe

Si su negocio ha sufrido daños, contacte con su agente de State Farm®. Si ya ha presentado su reclamo, su representante lo asistirá con sus preguntas y le brindará información de gran utilidad con respecto al proceso de reclamo.

Aunque no es una lista exhaustiva, las siguientes ideas pueden servir de ayuda para reposicionar a su negocio en el camino hacia la recuperación.

Ante todo, la seguridad

Mantener la seguridad de los empleados y del público en general, como así también verificar que su negocio esté en funcionamiento, debe ser una prioridad. Sea o no el propietario del edificio, la seguridad de los empleados, clientes y otros que se pueden encontrar en las instalaciones es una consideración importante.

• Si usted es el propietario del edificio, realice los pasos prudentes para determinar la seguridad del edificio y el alcance del daño.
• Realice las reparaciones temporales necesarias para proteger su propiedad de daños mayores, tal como cerrar con tablas las ventanas y puertas y cubrir los huecos en el techo.
• Si usted no es el propietario del edificio, notifique al propietario acerca de cualquier daño.
• Si el edificio no es utilizable, considere un lugar alternativo para conducir su negocio. Discuta los planes de reubicación con su representante de reclamo.
• En caso de que el mobiliario, el servicio de teléfono, las tuberías de gas, etc. necesiten ser restauradas, contacte a las empresas adecuadas para el servicio e reparación.
• Considere la restauración de los sistemas de detección de incendios y de rociadores dañados.

Seguridad

En situaciones luego de las catástrofes, la seguridad física de su edificio y de los contenidos debe ser considerada de inmediato.

• Determine qué acciones se necesitan para asegurar los puntos de ingreso a edificios inestables, reducir la probabilidad de que ingresen personas no autorizadas.
• Considere la restauración de los sistemas de alarmas antirrobo.
• Considere la posible necesidad de guardias de seguridad en caso de que se necesite protección adicional para reducir el chance de más pérdidas en la propiedad de su negocio.
• Si usted no es el propietario del edificio, trabaje con el propietario a fin de determinar los mejores medios para proteger la propiedad.
• Si es necesario, reubique los equipos y las propiedades en una zona protegida.

Evaluación de daños y limpieza

Realice una inspección de su propiedad. Recopile una descripción minuciosa del daño, incluyendo el daño que ha sufrido el edificio, los equipos y el inventario.

Luego de enumerar, separe las propiedades dañadas y en el mejor orden de evaluación posible. Si las circunstancias requieren que se deshaga inmediatamente de cualquier propiedad, es aconsejable que se retengan fotografías u otros documentos para identificar todos los elementos destruidos.

Tenga en cuenta el estado de los sistemas de ventilación, desagüe y de otros servicios sanitarios dentro del edificio. Si usted y sus empleados participan en las actividades de limpieza, considere un equipo de seguridad apropiado tal como guantes, gafas protectoras, etc.

Interrupción de las actividades comerciales

Su póliza de seguro para negocios puede responder por la pérdida de ingresos del negocio por una pérdida asegurada. Revise esta cobertura con su agente y/o representante de reclamo. Si su cobertura brinda cobertura por interrupción de actividades, los siguientes elementos lo ayudarán en el proceso de reclamo:

• Registro histórico de ventas.
• Información sobre ingresos y gastos como se muestra en el estado de pérdidas y ganancias reciente y/o formularios de impuestos sobre las rentas.
• Registro de gastos extras incurridos para reanudar las operaciones comerciales tras una pérdida cubierta. Dichos gastos pueden incluir alquileres temporales de espacios, alquileres temporales de equipos y gastos de mudanzas.
• Recibos/registros de inventario dañado.
• Otros registros del negocio que pueden ayudar a proyectar cuáles hubiesen sido las ganancias de su negocio si no hubiera ocurrido la pérdida.