Deshonestidad de los empleados

Aunque usted pueda pensar que esto nunca podría sucederle a usted, la deshonestidad de los empleados sí existe y es muy costosa. Esto podría variar desde algo tan simple como por debajo de los recibos de la caja registradora hasta sofisticados fraudes de contabilidad y computación. Tener los controles en el lugar puede ayudar a minimizar el delito de los empleados.

Controles para empleados -- La mejor defensa contra el robo por parte de empleados es contratar personas honestas.

• Investigue minuciosamente los antecedentes de todos los solicitantes de trabajo antes de emplearlos y verifique las referencias.
• Tome precauciones adicionales con aquellos empleados que tendrán responsabilidades financieras.

Controles internos

• Las responsabilidades tales como la emisión de cheques, funciones de depósito, gestión de inventario y conciliación de cuentas deberían mantenerse separadas. Exija una segunda firma para los cheques de reembolso de más de $500.
• Las personas que tienen acceso a los libros de la empresa o responsabilidades de compras/pagos deberían estar limitados, monitoreados y documentados.
• Haga rotar las tareas de los empleados entre ellos cuando sea posible. Revise cuidadosamente todas las anotaciones en el libro diario y esté atento a los números grandes de anotaciones innecesarias. Tenga en cuenta contratar una empresa de contadores públicos privados externa para realizar una auditoría anual.
• Exija a los empleados que utilicen contraseñas para tener acceso a las computadoras o redes. Haga que los empleados cambien sus contraseñas todos los meses. Los empleados deberían desconectarse de la computadora cada vez que se van de sus escritorios.
• Asegúrese de realizar copias de respaldo de los registros contables y almacénelas fuera del local.
• Realice de manera regular auditorías de inventarios de toda la propiedad.

Seguridad -- Mantenga el control sobre el acceso a las llaves del edificio.

• Lleve un registro exacto de aquellos empleados a quienes se les ha asignado llaves.
• Guarde las llaves en un armario cerrado con llave si es posible.
• Asegúrese de que todas las llaves de la tienda, el depósito y la oficina son del tipo que no pueden ser duplicadas sin la maestra.
• Cambie las cerraduras cada vez que renuncie un empleado o éste sea despedido.