Código de conducta de State Farm^® 2010

Código de conducta de State Farm® 2010

Línea del Código de Conducta: 800-355-CODE (2633)

Mensaje del Presidente

Todos los días cada uno de nosotros hacemos elecciones en las que entran en juego valores tales como la integridad, la honestidad y la veracidad. Éstas son cualidades difíciles de medir, pero son invalorables cuando se trata de la confianza del cliente con respecto a lo que hacemos y cómo lo hacemos. Es importante que nos conozcamos unos con otros y que nuestros clientes nos conozcan: En State Farm®, no sólo hacemos lo que es legal, sino también lo que es correcto.

En el año 1922, George Mecherle comentó, "La honestidad no es que sea la mejor política, es que es la única."  Esto es tan cierto en la actualidad como cuando se fundó State Farm. Aunque State Farm y las industrias de servicios financieros y de seguros han cambiado con el paso del tiempo, el compromiso de State Farm por mantener niveles altos de integridad sigue intacto. Todos tenemos el deber de emplear un criterio razonable, ser honestos e íntegros al realizar nuestro trabajo.

Aunque el Código de conducta no puede hacer referencia a todas las circunstancias, trata de compendiar muchas de las políticas, reglas y pautas ya existentes en la compañía pertinentes al funcionamiento del negocio. El Código le proporciona un marco común de referencia y lo ayuda a realizar la elección correcta. El Código pone de relieve nuestro compromiso con el ejercicio de una ética empresarial sólida para el beneficio de nuestros clientes, compañeros de trabajo y socios, la compañía y el público en general.

Las políticas, reglas y pautas que se mencionan en el Código son fáciles de entender y muchas de ellas le resultarán conocidas. Este Código pretende guiar a los empleados bajo estándares éticos y legales de la conducta empresarial. El Código no pretende contemplar todas las situaciones. En otras fuentes de State Farm pueden encontrarse políticas específicas que complementan este Código. Debe familiarizarse tanto con el Código como con las políticas, reglas y pautas incluidas en el mismo, ya que se supone que usted debe acatarlas. El desacato de dichas políticas, reglas y pautas tendrá como consecuencia las correspondientes sanciones disciplinarias. En caso de que usted desee examinar en detalle las políticas, reglas y pautas mencionadas, las mismas se encuentran disponibles a través de Recursos Humanos o de su supervisor.

Eventualidades pueden acaecer cuando usted tiene certezas o sospechas con respecto a conductas inapropiadas o a una irregularidad en la seguridad o en los controles de negocio. En tales casos, tiene el deber de comunicárselo a su supervisor u otro miembro de la administración, un representante del Departamento de Recursos Humanos, o utilizar la Política de Puertas Abiertas (Open Door Policy). Si siente que no puede usar estas vías, sea cual fuere el motivo, debe comunicarse con la Línea del Código de Conducta. El número para llamadas sin cargo es el 800-355-CODE (2633). Esta línea tiene el propósito de brindar otra opción para denunciar con buena fe cualquier sospecha o certeza de violación del código, las políticas de la empresa, como también cualquier preocupación ética o legal. Todas las preocupaciones serán investigadas de inmediato. Se espera que los empleados cooperen con la investigación.

Las llamadas que se realizan a la Línea del Código de Conducta son respondidas por una compañía independiente que se especializa en este tipo de servicios. Las llamadas se resumen y luego se hace mención al respecto a la unidad de investigaciones en el departamento de auditoría interna o a otros según corresponda para la investigación. Las llamadas que se realizan a la Línea del Código de Conducta se mantendrán en condición confidencial en la medida de lo posible.

Estas normas permitirán que State Farm continúe manteniendo una reputación basada en el trato justo y la honestidad.

Sin represalias

State Farm no tolerará represalias contra cualquiera que informe de buena fe alguna conducta inapropiada conocida o sospechosa o una violación de la seguridad o en los controles de negocio. State Farm tampoco tolerará represalias contra cualquier persona que participe en una investigación. Si usted cree que ha sido víctima de represalias o ha sido testigo de alguna represalia, debe informar a la administración o utilizar cualquier otra vía que tenga a su disposición.

Conducta ética y legal

State Farm y sus empleados deben acatar este Código y todas las leyes y políticas pertinentes al negocio de State Farm. Cada uno de nosotros debe estar dispuesto a manifestar las inquietudes éticas y legales. State Farm espera que los empleados lleven a cabo las actividades comerciales de State Farm de un modo ético y legal, y que reconozcan que en todas las negociaciones que realicen y en todo momento deben cumplir con el deber de lealtad indivisa hacia State Farm. Estas obligaciones exigen una actuación positiva por parte de todos los empleados para proteger los intereses de State Farm y para evitar situaciones en las que sus intereses personales de hecho o en apariencia entren en conflicto con los intereses de State Farm.

Competir y tratar a otros con justicia

Los empleados de State Farm deben tener un trato justo y honesto hacia los demás.

Revelar información con exactitud

Cada comunicado de información suministrado a State Farm y con otros fuera de State Farm deben ser exactos según su conocimiento y criterio.

Únicamente responda a las preguntas referidas a State Farm si posee la autoridad para hacerlo. Cualquier contacto con los medios de comunicación o debate a puertas abiertas acerca de State Farm debe llevarse a cabo por medio de un vocero autorizado.

State Farm compite haciendo hincapié, de manera precisa y en buena ley, sobre los méritos que poseen sus productos y servicios y no menospreciando a sus competidores o a los productos que éstos ofrecen. Los materiales de ventas y publicidad deben cumplir con las pautas de State Farm.

Obtener y utilizar información confidencial

La información interna (no pública) de State Farm o de cualquier otra compañía debe mantenerse de manera confidencial y no debe ser utilizada para beneficio propio o de State Farm.

Los empleados no deben utilizar ninguna información interna para su propio interés o para el interés de otros, ni proporcionarles información a terceros, relacionada a la compra o venta de ninguna propiedad personal, bienes raíces o títulos que State Farm esté considerando de modo activo comprar o vender o ha decidido comprar o vender. Tampoco deben proporcionar información relacionada con cualquier otro tipo de transacción o actividad. Estas obligaciones respecto de la información no pública persisten luego de que el empleado se retire de State Farm.

No deben utilizarse medios indebidos para obtener información confidencial o de propiedad exclusiva de otras compañías, incluyendo la instigación o intento de instigación con respecto a los ex o actuales empleados o a terceros, a revelarnos información confidencial o de propiedad exclusiva. Un empleado no debe revelarle a State Farm información confidencial o de propiedad exclusiva que haya obtenido en otra compañía antes de haber ingresado a State Farm.

Privacidad

Los empleados deben seguir los procedimientos seguros y apropiados con respecto al manejo y la retención de registros e información del cliente y asociado. Los empleados deben tomar medidas adecuadas para asegurar la exactitud de la información. El acceso y la divulgación de la información deben atenerse a la preferencia del cliente y procedimientos de State Farm.

Antimonopolio:

Los empleados deben evitar cualquier conducta que viole o que parezca violar las leyes de antimonopolio. Cualquier tipo de contacto con la competencia o con los proveedores está sujeto particularmente a riesgo antimonopolio. Tales contactos y todas las actividades que realicen los empleados deben cumplir con las pautas de conformidad de antimonopolio y recomendaciones del Departamento de Asesoría de Derecho Corporativo (Corporate Law Department).

Delitos y actos fraudulentos:

La ley federal prohíbe que aquellas personas que hayan sido condenadas por una felonía relacionada con el abuso de confianza o deshonestidad, participen en el negocio del seguro. La ley federal también les prohíbe a aquellas personas que hayan sido condenadas por un delito o falta, debido a un acto de corrupción, abuso de confianza o lavado de dinero, que participen de actividades bancarias. Los empleados deben notificar a sus directivos o a Recursos Humanos en caso de que alguna vez hayan sido declarados culpables, condenados, le hayan confiscado la fianza o hayan ingresado a un programa de desviación previo al juicio, debido a algún delito o acto fraudulento. Participar en el negocio de seguros o actividades bancarias sin contar con los requisitos de aprobación de la autoridad estatutaria correspondiente puede someter a la compañía y al individuo a responsabilidad civil y penal.

Respetar el derecho de propiedad intelectual de los demás

Los empleados de State Farm no pueden reproducir, exhibir, representar ni distribuir ninguno de los materiales que son propiedad o están autorizados o sujetos a los derechos de autor de otros, sin antes haber obtenido la licencia correspondiente o un permiso por escrito de parte del propietario. Por ejemplo, materiales impresos, fotografías, gráficas, programas de software, diagramas, diseños, logotipos, acordes musicales y cualquier otro material, ya sea que se encuentre en Internet o en cualquier otro formato electrónico o en medios de comunicación tradicionales, que no hayan sido producidos o elaborados por State Farm pueden requerir de un permiso o una licencia otorgado por el propietario antes de su reproducción, exhibición, representación o distribución. Puede aplicarse una excepción a esta regla para aquellos casos de “uso razonable” según consta en la Ley Corporativa.

Contra el lavado de dinero:

Los empleados deben notificar a sus directivos en caso de tener sospechas de lavado de dinero en relación con los productos de State Farm.

Requisitos sobre la licencia

Los empleados en un puesto para el cual se requiere una licencia emitida por un profesional del sector público o ente regulador, deben mantener sus licencias vigentes y solventes. Los empleados deben notificar inmediatamente a sus directivos en caso de que sus licencias sean revocadas, suspendidas o de algún modo restringidas.

Regalos, gratificaciones e incentivos inapropiados

Los abastecimientos, materiales y servicios deben ser elegidos con objetividad, independientemente de todo prejuicio personal o motivos de interés propio.

Pagos irregulares

State Farm prohíbe ofrecer o recibir, ya sea directa o indirectamente, sobornos, coimas o cualquier otro tipo de pagos que incidan en el negocio.

Obsequios, divertimentos y comidas

Durante el transcurso del desempeño laboral, los empleados probablemente reciban ofrecimientos de gratificaciones que por lo general representan un gesto de buena disposición y agradecimiento. Entre los que se encuentran obsequios, divertimientos, comidas y bebidas, entradas a eventos deportivos o culturales, servicios u otras atenciones.

Los empleados, los miembros de sus familias, y toda persona con la que tengan una estrecha relación personal no pueden pedir, aceptar ni ofrecer, ya sea directa o indirectamente, propinas que puedan influir o que sean consideradas lógicamente por otros para influir sus actos o decisiones, o los actos o decisiones de aquellos quienes la reciben. Incluso los obsequios nominales pueden considerarse fuera de lugar si son utilizados de tal modo que da la impresión que cierto proveedor está siendo avalado.

Los empleados no deben aceptar, de forma individual o como parte de un grupo, cualquier cosa que, de un modo razonable, podría creerse que tenga más que un valor nominal intrínseco (valor nominal intrínseco: por ejemplo lapiceras, lápices, blocs de notas, calendarios promocionales o publicitarios u otros regalos similares de valor limitado) que se ofrezca a los empleados de forma individual o como parte de un grupo. Los regalos o gratificaciones que excedan el valor nominal intrínseco se deben negar o devolver a menos que la gerencia del empleado apruebe la aceptación, disposición o asistencia basada en una necesidad comercial.

El transporte, los servicios hoteleros y los gastos de reembolso están prohibidos en conjunción con la asistencia a eventos patrocinados por un proveedor aprobado, a menos que el empleado sea un presentador del programa o forme parte del panel y que los demás participantes sean tratados de igual manera. 

La aceptación o participación en el contexto de una comida de negocios se considera apopiada cuando está basada en una necesidad comercial y cuando dicha cena tiene lugar conjuntamente con una conversación de negocios.       

Estas pautas no pueden abarcar todos los acontecimientos que puedan surgir. El departamento corporativo o la central de la zona de los empleados probablemente cuente con pautas aún más restrictivas.

Se espera que los empleados hagan uso de su buen juicio y ejerzan con el grado más alto de integridad al llevar adelante el negocio de State Farm. Los empleados deben consultar con sus supervisores ante cualquier duda que surja frente a cualquier situación.

Protección de los activos de State Farm

Los empleados de State Farm deben proteger los bienes de State Farm ante cualquier uso irregular o no autorizado.

Material confidencial y de dominio privado

Las ideas, la información y los datos que están registrados por State Farm deben protegerse de divulgaciones o usos no autorizados. Dentro de esta información se puede mencionar, aunque no se limita a, derechos de autor, secretos comerciales, listas de clientes, planes de comercialización, manuales y otros materiales creados para el uso comercial.

Dicho material de dominio privado pertenece a State Farm y los empleados no deben utilizarlo para su propio beneficio o para el beneficio de terceros. Los empleados deben devolver ese material cuando se lo solicite o cuando se retiren de State Farm. La obligación de no revelar el material de dominio privado permanece después de que los empleados se retiren de State farm.

Para proteger la confidencialidad y preservar los privilegios legales aplicables, el argumento respecto de los asuntos jurídicos de State Farm debe estar limitado para aquellos que requieran saberlo.

Electronic Information Resources and Data Security

Los empleados son responsables de preservar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos y los recursos de información electrónica de State Farm a través de la solicitud de las pautas, políticas y estándares de seguridad informática de State Farm. Los datos y recursos de información electrónica deben estar protegidos contra el uso incorrecto, las pérdidas y el acceso y la divulgación no autorizada. Los recursos de información electrónica de State Farm son propiedad de la compañía para ser utilizados principalmente para los fines propios de la compañía y no para beneficio personal o para el beneficio de terceros. Se espera que los empleados utilicen los recursos de información electrónica de State Farm principalmente para los fines propios de State Farm y tienen la responsabilidad de no malgastar dichos recursos. El uso personal debe ser moderado y reducirlo al mínimo.

Los recursos de información electrónica incluyen, pero no se limitan a: red de State Farm, computadoras, terminal de trabajo, software, hardware, Internet/Intranet, modems, sistemas de mensajería electrónica (correos electrónicos) y máquinas de fax.  State Farm se reserva el derecho a monitorear, acceder y revisar cualquier información sobre sus recursos y sistemas. Esta revisión puede incluir el acceso a equipos y abastecimientos proporcionados por la compañía.

Para proteger contra los virus informáticos y cumplir con las leyes de propiedad intellectual, en las computadoras de State Farm sólo puede utilizarse un software aprobado y distribuido por State Farm. Cualquier reproducción de este software y manuales adjuntos deben cumplir con las leyes de propiedad intellectual y con acuerdos formales entre State Farm y el proveedor del software.

Uso de sistemas telefónicos

Los sistemas telefónicos de comunicaciones State Farm deben ser utilizados principalmente para fines relacionados con el negocio. Los sistemas telefónicos de comunicaciones incluyen, pero no están limitados a: correo de voz, teléfonos, buscadores, módems, bíper y teléfonos celulares. State Farm se reserva el derecho de monitorear, acceder y revisar cualquier información sobre sus recursos y sistemas. Esta revisión puede incluir el acceso a equipos e insumos proporcionados por la compañía. 

Bien tangible

Los bienes tangibles de State Farm, como vehículos, abastecimientos e instalaciones de oficinas deben estar protegidos contra pérdidas, uso indebido o daños. El uso y la reproducción de artículos, libros y cintas de vídeo deben atenerse a las leyes de propiedad intelectual.

Administración financiera responsable

Los empleados deben ser conscientes del control de los costos cuando utilizan los fondos de State Farm y cuando incurren en gastos comerciales. Tanto los viajes de negocios como los gastos comerciales sujetos a reintegros deben efectuarse de acuerdo con la política aplicable de State Farm.

Retención de la información

Los empleados son responsables de la administración de la información de State Farm, ya sean registros físicos o electrónicos, de acuerdo con las políticas, las pautas y los procedimientos de la retención de la información.

Entorno laboral

State Farm está comprometido a proporcionar un entorno laboral seguro, saludable, integrador y productivo en el que se valore la diversidad.

Igualdad de oportunidades laborales

State Farm no ejercerá, tolerará, ni aprobará ningún acto discriminatorio hacia o por parte de los empleados de State Farm basado en la edad, raza, color, religión, sexo, nacionalidad, orientación sexual, identidad de género, incapacidad o información genética. Como tampoco tolerará el acoso sexual ni ningún tipo de acoso que interfiera con el rendimiento en el trabajo o genere un entorno laboral agraviante y hostil.

Drogas y alcohol

State Farm prohíbe la venta, el consumo y la tenencia de drogas ilegales y otros tipos de sustancias reguladas no autorizadas, incluyendo el consumo no autorizado de fármacos bajo receta mientras los empleados se encuentran en la compañía o haciendo uso de las pertenencias de la compañía o durante el desempeño de actividades para la compañía. State Farm también prohíbe la venta y el consumo de bebidas alcohólicas mientras se encuentran en la compañía o haciendo uso de la propiedad de la compañía. Los empleados no deben presentarse a trabajar, permanecer en el trabajo o manejar vehículos provistos por la compañía mientras se encuentran bajo los efectos del alcohol o de estupefacientes clínicamente no autorizados.

Seguridad en el ámbito laboral

Los empleados deben cumplir con todas las leyes y normas de seguridad y de salud federales, estatales y locales incluyendo normas de seguridad y de salud ocupacional.
 
Las amenazas y el comportamiento violento o intimidatorio no serán tolerados. Los empleados deben cumplir con las políticas y los procedimientos de seguridad internos de State Farm. 

Excepto cuando sea permitido por la ley, se prohíbe la tenencia de armas de fuego o de otro tipo mientras el empleado se encuentra en la compañía o haciendo uso de la pertenencias de State Farm o durante el desempeño de actividades comerciales para la compañía.  
 

Protección del medio ambiente

State Farm acatará todas las leyes locales, estatales y federales de protección para el medio ambiente, incluyendo las leyes vinculadas al transporte, almacenamiento y eliminación de desechos sólidos y de materiales y sustancias tóxicas.

Conflictos de intereses

Los empleados deben proteger de un modo afirmativo los intereses de State Farm y evitar conflictos de interés con State Farm, de hecho y de apariencia, y no deben hacer uso de sus puestos o de los conocimientos respecto de las decisiones o consideraciones de State Farm de ningún modo que pueda perjudicar o entrar en conflicto con los intereses de State Farm.

A menos que obtengan previa aprobación por escrito de parte del jefe correspondiente de departamento para empleados corporativos o de parte del Vicepresidente Senior para empleados zonales, los empleados no deben, directa ni indirectamente, contar con un puesto o tener un interés considerable en cualquier negocio o propiedad, o dedicarse a otro empleo u otra actividad que demande tiempo y dedicación fuera del desempeño de sus responsabilidades laborales, que entre en conflicto o compita o pueda suponerse de manera razonable que entre en conflicto o compita con los intereses de State Farm, o que influya en su criterio independiente para actuar sobre los intereses de State Farm.

Las decisiones sobre el personal de State Farm, así como también la selección de los proveedores de bienes y servicios, no deben estar influenciadas por los intereses personales. A menos que obtengan previa aprobación por escrito de parte del jefe correspondiente del departamento para empleados corporativos, del Vicepresidente Senior Zonal para empleados zonales, o de la autoridad competente para los empleados de la cúpula directiva, aquellas personas con las que mantiene una estrecha relación personal no deben estar bajo su área de supervisión ni bajo su esfera de influencia en los términos, condiciones o modificaciones en la categoría de sus puestos laborales. Este mismo proceso de aprobación se emplea para la selección de proveedores de bienes y servicios.

Asesor legal de reclamaciones en disputa

State Farm reconoce que aquellos empleados que ocupan un cargo como Asesor Legal de Reclamaciones en Disputa tienen un deber ético de lealtad indivisa con sus clientes particulares. Si el descargo de buena fe de estos deberes y responasabilidades del Asesor Legal de Reclamaciones en Disputa entra en conflicto con su deber de lealtad indivisa hacia State Farm como empleado, prevalece su deber hacia sus clientes particulares.

Confirmación y Divulgación

Para finalizar la solicitud de Confirmación y Divulgación del Código de Conducta usted debe seleccionar una de las siguientes opciones:

• Si su conducta se ajusta al Código, seleccione la opción #1y preséntela.
• Si no está conforme con algún aspecto del Código, seleccione la opción #2, describa las circunstancias en el espacio correspondiente y preséntela para que la administración la revise y le dé resolución.